head จดหมายเหตุรัฐสภา
     
 

พิพิธภัณฑ์ | จดหมายเหตุ | นิทรรศการ | เกร็ดความรู้ | เอกสารวิชาการ

 
   
          ความเป็นมา    
    จดหมายเหตุรัฐสภา     ด้วยตระหนักในคุณค่าและความสำคัญของเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภา ซึ่งเป็นหลักฐานแห่งประวัติพัฒนาการ และการดำเนินงานด้านนิติบัญญัติของชาติ ประกอบกับเกิดปัญหาด้านการจัดการเอกสารที่ยังไม่เป็นระบบ ขาดเอกภาพ ส่งผลให้เอกสารสำคัญในการปฏิบัติงานของสำนักงานฯ ชำรุด สูญหาย การให้บริการล่าช้าและยากแก่การจัดการเพื่อรักษาความปลอดภัยของเอกสาร คณะกรรมการข้าราชการฝ่ายรัฐสภา จึงมีมติให้ความเห็นชอบในคราวปรับปรุงโครงสร้างหอสมุดรัฐสภา ให้มีกลุ่มงานจดหมายเหตุ ส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ หอสมุดรัฐสภา ขึ้นเป็นครั้งแรกตามประกาศคณะกรรมการข้าราชการฝ่ายรัฐสภา เรื่อง การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของส่วนราชการในสังกัดสำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร (ฉบับที่ 3) พ.ศ. 2541 ให้มีหน้าที่ความรับผิดชอบในการบริหารงานด้านจดหมายเหตุของรัฐสภา    
   


สถานที่ตั้งและการให้บริการ

บริการเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภา เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ และบริการตอบคำถามแก่สมาชิกรัฐสภา ข้าราชการรัฐสภา และบุคคลทั่วไป

กลุ่มงานพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ สำนักวิชาการ

สำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร
ถนนประดิพัทธ์
แขวงสามเสนใน เขตพญาไท กรุงเทพฯ
10400

เวลาทำการ วันจันทร์-วันศุกร์ (ยกเว้นวันหยุดนักขัตฤกษ์)
ระหว่าง เวลา 09.00-16.00 นาฬิกา

โทรศัพท์ 0 2244 2055-6
โทรสาร 0 2244 2061

   

และในคราวปรับปรุงโครงสร้างสำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร ตามประกาศรัฐสภา เรื่อง การแบ่งส่วนราชการภายในสำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร เมื่อวันที่ 30 พฤษภาคม พ.ศ. 2545 กลุ่มงานจดหมายเหตุ ส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ หอสมุดรัฐสภา ได้ปรับเปลี่ยนเป็นกลุ่มงานพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ สำนักวิชาการ โดยมีหน้าที่ความรับผิดชอบในการบริหารงานด้านพิพิธภัณฑ์ และจดหมายเหตุของรัฐสภา

กลุ่มงานพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ สำนักวิชาการ มีหน้าที่ความรับผิดชอบในส่วนที่เกี่ยวกับการบริหารงานด้านจดหมายเหตุของรัฐสภา โดยการกำหนดกฎ ระเบียบเพื่อใช้ในการดำเนินงาน ประเมินคุณค่า รวบรวม จัดเก็บ สงวนรักษา และให้บริการเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภาตามหลักวิชาการจดหมายเหตุ

   
               
         
   

ความรู้เกี่ยวกับจดหมายเหตุ

ความหมาย

เอกสารที่ส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจ หรือเอกชน ได้ผลิตขึ้นหรือรับไว้ และมีคุณค่าทางการบริหาร การเงิน กฎหมาย หรือเป็นพยานหลักฐาน มีสาระเชิงประวัติศาสตร์และวิทยาการใหม่ๆ สมควรเก็บรักษาตลอดไป

    เอกสารจดหมายเหตุประเภทแผนผัง    
               
   

ประเภทของเอกสารจดหมายเหตุ

เอกสารจดหมายเหตุสามารถจำแนกประเภทได้ ดังนี้

  1. เอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์อักษร (Textual Archives) คือ เอกสารที่สื่อข้อความเป็นลายลักษณ์อักษร ทั้งลายมือ พิมพ์บนวัสดุต่างๆ เช่น ใบบอก หนังสือราชการ
  2. เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ (Audio Visual Archives) คือ เอกสารที่สื่อด้วยเสียง ภาพ เช่น ภาพถ่าย โปสเตอร์ ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง
  3. เอกสารจดหมายเหตุประเภทแผนที่ แผนผัง (Cartographic Archives) ได้แก่ แผนที่ แผนผัง พิมพ์เขียวต่าง ๆ
  4. เอกสารจดหมายเหตุประเภทสื่อคอมพิวเตอร์ (Machine Readable Archives) เป็นเอกสารที่บันทึกข้อมูลและค้นคืนด้วยเทคโนโลยี เช่น แผ่นซีดี ดีวีดี รวมทั้งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
   

เอกสารจดหมายเหตุประเภทแผนที่

เอกสารจดหมายเหตุประเภทสื่อคอมพิวเตอร์ (Machine Readable Archives)

   
             
   

ความสำคัญ

ความสำคัญต่อหน่วยงาน

  • เป็นเครื่องมือบริหารงานที่ผู้บริหารได้จัดทำ และใช้ประโยชน์เพื่อการกำหนดนโยบาย การวางแผน และการตัดสินใจ
  • เป็นหลักฐานปกป้องคุ้มครองสิทธิ และผลประโยชน์ของหน่วยงาน
  • เป็นหลักฐานทางการเงิน ซึ่งสามารถนำมาอ้างอิงทางกฎหมาย
  • เป็นหลักฐานซึ่งจะสะท้อนถึงประวัติพัฒนาการ เหตุการณ์ กิจกรรม ของหน่วยงาน อันมีคุณค่าต่อการศึกษาประวัติหน่วยงาน

ความสำคัญต่อบุคคล

  • เป็นหลักฐานเพื่อแสดงตนของบุคคล ซึ่งมีคุณค่าต่อการศึกษาชีวประวัติ

ความสำคัญต่อสังคม

  • ประสบการณ์ และกิจกรรมเป็นทรัพย์สินทางปัญญาของมนุษย์ ที่แสดงถึงความคิด เหตุการณ์ของหน่วยงานที่มีหน้าที่และความรับผิดชอบต่างกัน
  • เป็นหลักฐานที่สะท้อนถึงวัฒนธรรม ขนบธรรมเนียมประเพณี ประวัติศาสตร์ และความรู้ในสาขาวิชาต่างๆ
   

เอกสารจดหมายเหตุ

ตัวอย่าง เอกสารจดหมายเหตุ

   
             
   

กระบวนการดำเนินงานจดหมายเหตุ

การจัดหา/รวบรวมเอกสารจดหมายเหตุ (Acquisition)

  1. การรับมอบ (Accessioning) เป็นวิธีการได้มาของเอกสารที่สำคัญที่สุด โดยใช้กฎหมายหรือระเบียบเป็นเครื่องมือกำหนดให้หน่วยงานต่างๆ
  2. ส่งมอบเอกสารที่สิ้นกระแสการปฏิบัติงานแล้วให้แก่หอจดหมายเหตุ
  3. การบริจาค (Donation) ส่วนใหญ่เป็นเอกสารส่วนบุคคล
  4. การซื้อ (Purchase) เป็นการรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ข้อมูลครบถ้วนสมบูรณ์ ทั้งวิธีการจัดซื้อต้นฉบับหรือจัดทำสำเนา
  5. การแลกเปลี่ยน (Exchange) เป็นการแลกเปลี่ยนเอกสารโดยมีการทำข้อตกลงระหว่างหน่วยงาน
       
               
   

การวิเคราะห์และประเมินคุณค่าเอกสาร (Analysis and Appraisal)

การพิจารณาวิเคราะห์เอกสาร เพื่อการคัดเลือกเอกสารจัดเก็บเป็นเอกสารจดหมายเหตุ เนื่องจากหน่วยงานจดหมายเหตุไม่สามารถจัดเก็บเอกสารได้ทั้งหมด และปริมาณเอกสารที่มีคุณค่าควรจัดเก็บเป็นเอกสารจดหมายเหตุ จะมีเพียงร้อยละ 5 ของเอกสารที่จัดทำขึ้นทั้งหมด ดังนั้น การตัดสินใจเลือกว่าเอกสารใดควรเก็บและเอกสารใดควรทำลาย จึงเป็นหัวใจสำคัญของการจัดหาเอกสารจดหมายเหตุ

   
    ภาพกระบวนการพิจารณาวิเคราะห์เอกสาร    
   

เอกสารที่ผลิตขึ้นจะมีคุณค่า 2 ระดับ คือ

  1. คุณค่าขั้นต้น คือ การใช้ประโยชน์ในช่วงระยะแรกจากเอกสารที่จัดทำขึ้นในด้านการบริหาร การปฏิบัติงานหรือเพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิงทางกฎหมายและทางการเงิน
  2. คุณค่าขั้นรอง คือ คุณค่าที่ยังเหลือหลังจากเอกสารสิ้นกระแสการปฏิบัติงานแล้ว ซึ่งยังสามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง หรือค้นคว้าในเรื่องเกี่ยวกับบุคคล สถานที่ เหตุการณ์ ประวัติ พัฒนาการของหน่วยงาน

กระบวนการพิจารณาคุณค่าหรือประโยชน์ของเอกสารอย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อกำหนดอายุการเก็บและการทำลายเอกสาร มักจัดทำเป็นตารางที่เรียกว่า “ตารางกำหนดอายุเอกสาร” ซึ่งนำมาใช้เป็นแนวทางการพิจารณาหรือเป็นคู่มือในการจัดเก็บและทำลายเอกสาร

   
               
               
   

หลักเกณฑ์สำหรับการประเมินคุณค่าเอกสาร มีดังนี้

:: คุณค่าของเอกสาร

  1. คุณค่าด้านการบริหาร คือ เอกสารที่เป็นเครื่องมือในการดำเนินงาน/บริหารของหน่วยงาน เช่น เอกสารนโยบาย แผนงาน คำสั่ง ระเบียบ ประกาศ รายงานการประชุม
  2. คุณค่าด้านกฎหมาย คือ เอกสารที่จัดทำขึ้นตามที่กฎหมายกำหนด/รองรับ และเอกสารที่เป็นพยานถึงเหตุการณ์หรือข้อตกลง ซึ่งสามารถนำมาอ้างอิงทางกฎหมาย เช่น สัญญาต่าง ๆ ข้อตกลง พระราชบัญญัติ
  3. คุณค่าด้านการเงิน คือ เอกสารที่จำเป็นต่อการดำเนินงานเรื่องการเงิน งบประมาณ เช่น เอกสารงบประมาณ ประมาณการรายรับรายจ่าย
  4. คุณค่าด้านวิชาการ คือ เอกสารที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับบุคคล สถานที่ วัตถุสิ่งของ เหตุการณ์ ซึ่งมีประโยชน์ต่อการศึกษาค้นคว้า ตลอดจนสะท้อนถึงประประวัติศาสตร์ของหน่วยงาน เช่น ภาพถ่าย โปสเตอร์ ของที่ระลึก จดหมาย

:: อายุของเอกสาร

เอกสารเก่าที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงาน ซึ่งมีอายุเกินกว่า 25 ปี และเป็นเอกสารต้นฉบับที่มีเพียงชิ้นเดียว ไม่สามารถหาได้จากที่อื่น เป็นเอกสารที่มีคุณค่าควรเก็บรักษาเพื่อการค้นคว้า

   

ตัวอย่าง เอกสารจดหมายเหตุลายลักษณ์ ที่มีคุณค่าด้านการบริหาร

เอกสารจดหมายเหตุลายลักษณ์

   
         
   

ตัวอย่าง เอกสารเก่าที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงาน ซึ่งมีอายุเกินกว่า 25 ปี และเป็นเอกสารต้นฉบับที่มีเพียงชิ้นเดียว

เอกสารเก่าที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงาน ซึ่งมีอายุเกินกว่า 25 ปี และเป็นเอกสารต้นฉบับที่มีเพียงชิ้นเดียว เอกสารเก่าที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงาน ซึ่งมีอายุเกินกว่า 25 ปี และเป็นเอกสารต้นฉบับที่มีเพียงชิ้นเดียว

   
   

การจัดเอกสารจดหมายเหตุ (Arrangement)

เป็นกระบวนการจัดระเบียบเอกสารจดหมายเหตุ ตามหลักจดหมายเหตุ โดยนำเอกสารมาจัดเรียงเพื่อนำขึ้นชั้นในห้องเก็บเอกสาร และจัดทำเครื่องมือช่วยค้น รวมทั้งจัดทำคำอธิบายคุณลักษณะของเอกสารทั้งทางกายภาพและเทคนิค เช่น ประเภท ขนาด จำนวน ฯลฯ ทั้งนี้มีวัตถุประสงค์

  1. เพื่อควบคุมเอกสารมิให้สูญหาย สับสน และรักษาสภาพเอกสาร
  2. เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อย สะดวกรวดเร็ว ในการสืบค้น
  3. เพื่อให้มีแหล่งเก็บรักษาเอกสารสำคัญที่ปลอดภัย

หลักการจัดเอกสารจดหมายเหตุ มี 2 วิธี คือ

  1. การจัดเรียงเอกสารตามแหล่งกำเนิด (Principle of Provenance) เป็นการจัดเอกสารของหน่วยงาน องค์กร สถาบันเดียวกันไว้ด้วยกัน เพื่อให้เอกสารสะท้อนให้เห็นหน้าที่และกิจกรรมของหน่วยงานเจ้าของเอกสาร
  2. การจัดเรียงเอกสารตามระเบียบเดิม (Principle of Original Order) เป็นการจัดเรียงเอกสารตามระเบียบเดิมที่หน่วยงานเจ้าของเอกสารได้เคยจัดระหว่างการใช้และเก็บรักษาเอกสาร เพื่อสะท้อนให้เห็นถึงกิจกรรมที่เคยเกิดขึ้น

การจัดทำเครื่องมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุ

เครื่องมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุ คือ รายงานข้อมูลเกี่ยวกับสภาพของเอกสารและข้อมูลสำคัญอื่นๆ ที่จะนำไปสู่เอกสารจดหมายเหตุ อีกทั้งเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการควบคุมเอกสารที่มีอยู่ในความรับผิดชอบของหอจดหมายเหตุ เครื่องมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุมีหลายรูปแบบ เช่น บัญชีรายการเอกสาร บัตรรายการ แผ่น CD

การสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุ

คือ กระบวนการดูแลรักษาสภาพทางกายภาพของเอกสารจดหมายเหตุ โดยการตรวจสอบ ป้องกัน เปลี่ยนสภาพ ซ่อมแซม เพื่อมิให้เอกสารชำรุด เสียหายและอยู่ในสภาพที่ใช้งานได้นานที่สุด

การชำรุดเสื่อมสภาพของเอกสารที่ทำจากกระดาษ มีสาเหตุหลัก 2 ประการ คือ

  1. สาเหตุภายใน เป็นการชำรุดเสื่อมสภาพ ซึ่งเกิดจากกระดาษ เช่น สารเคมี หมึกพิมพ์ ที่ใช้ในกระบวนการผลิตหรือวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต
  2. สาเหตุภายนอก เป็นการชำรุดเสื่อมสภาพจากสิ่งแวดล้อมโดยรอบเอกสาร เช่น มนุษย์ อุณหภูมิ ความชื้น แสงสว่าง ฝุ่น แมลง หนู ฯลฯ
   
   

ตัวอย่าง การชำรุดของเอกสารจดหมายเหตุที่เกิดจากสาเหตุภายใน เช่น หมึกที่ใช้เขียน เกิดปฏิกิริยาทำให้กระดาษขาด

ภาพการชำรุดของเอกสารจดหมายเหตุที่เกิดจากสาเหตุภายใน

   
   

ตัวอย่าง การชำรุดของเอกสารจดหมายเหตุที่เกิดจากสาเหตุภายนอก เช่น หนอนหนังสือทำลายเอกสาร

ภาพการชำรุดของเอกสารจดหมายเหตุที่เกิดจากสาเหตุภายนอก

   
   

การสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุ

มีความหมายรวม 2 นัย คือ

  1. การป้องกัน (Prevention) เป็นวิธีการชะลอการชำรุดหรือเสื่อมสภาพที่จะเกิดขึ้นกับเอกสาร โดยต้องเข้าใจคุณสมบัติของเอกสาร สาเหตุ และปัญหาที่อาจก่อให้เกิดความชำรุดเสื่อมสภาพ เพื่อให้สามารถเลือกวิธีการป้องกันได้อย่างเหมาะสม
  2. การปฏิบัติการอนุรักษ์ (Conservation Treatment) เป็นวิธีการที่นำมาใช้เพื่อแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นบนเอกสาร โดยการซ่อมแซมหรือเสริมสร้างให้กลับคืนสู่สภาพเดิม หรือใกล้เคียงสภาพเดิมที่สุด ทั้งความแข็งแรง รูปแบบ และเนื้อวัสดุ
   
   

กระบวนการเก็บสงวนรักษา คือ กระบวนการในการดูแล ปกป้อง และรักษาเอกสารให้คงสภาพดี ยืดอายุเอกสารให้ยาวนาน

1. สถานที่เก็บที่เหมาะสม

ตู้และชั้นจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ ตู้และชั้นจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ

 

2. ครุภัณฑ์และวัสดุที่ใช้จัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม

ครุภัณฑ์และวัสดุที่ใช้จัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม ครุภัณฑ์และวัสดุที่ใช้จัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม

3. การควบคุมสิ่งแวดล้อม
4. การวางแผนป้องกันอุบัติภัย
5. การซ่อมแซมเอกสาร (เสริมสร้างความเข้มแข็งให้เอกสาร)

   
   

การซ่อมแซมเอกสารที่ชำรุด

การซ่อมแซมเอกสารที่ชำรุด

    การซ่อมแซมเอกสารที่ชำรุด    
   

6. การรักษาเอกสารด้วยการทำสำเนา เช่น การทำสำเนาไมโครฟิล์ม

สำเนาไมโครฟิล์ม การทำสำเนาไมโครฟิล์ม

   
 
up
           
               
  home            
  กลุ่มงานพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ สำนักวิชาการ สำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร
โทรศัพท์ 0 2244 2055-6, 0 2 244 1059 โทรสาร 0 2244 2061

Webmaster : 0 2244 1398